通過(guò)該系統(tǒng),可以做到“全程網(wǎng)絡(luò)、快捷查新”,從查新委托的提交到查新費(fèi)用的繳納,從具體的查新過(guò)程到最終的報(bào)告完成,都將在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中輕松得以實(shí)現(xiàn)。查新客戶可以憑借提交時(shí)獲得的查新委托號(hào)和自己定義的個(gè)性密碼,隨時(shí)登錄該系統(tǒng)查看查新項(xiàng)目狀態(tài)和查新結(jié)果,并可實(shí)現(xiàn)與在線服務(wù)人員進(jìn)行交流,通過(guò)方便的網(wǎng)上交流,客戶可以與平臺(tái)上的格式審核員、財(cái)務(wù)人員、查新人員以及管理員進(jìn)行深入細(xì)致的溝通,從而提高查新結(jié)論的準(zhǔn)確性、真實(shí)性,使查新結(jié)論的客觀性和權(quán)威性得到保證。該平臺(tái)的使用將大大節(jié)省客戶花費(fèi)在查新環(huán)節(jié)上的人力、物力及財(cái)力,避免為了一個(gè)查新項(xiàng)目反復(fù)多次往返的情況的發(fā)生,節(jié)約時(shí)間和精力,提高工作效率。
二、平臺(tái)結(jié)構(gòu)與功能
(一)平臺(tái)結(jié)構(gòu)
1、根據(jù)查新流程,平臺(tái)由“委托與受理查新”、“科技查新協(xié)作工作”兩大部分構(gòu)成。
2、平臺(tái)的用戶分類(角色)以及該角色使用平臺(tái)的目的
對(duì)于本平臺(tái),有以下角色:
查新客戶——使用平臺(tái)完成查新委托,進(jìn)展查詢,與查新服務(wù)人員的交流,查新報(bào)告的付費(fèi),查新報(bào)告的打印,服務(wù)評(píng)價(jià),意見(jiàn)反饋;
查新受理員——使用平臺(tái)完成查新委托的格式審核、分發(fā)、收回和付費(fèi)管理、查新檔案管理;與客戶的交流;
查新員——使用平臺(tái)完成查新報(bào)告的撰寫(xiě),修改和保存,本人報(bào)告的查看和統(tǒng)計(jì),與客戶的交流;
審核員——使用平臺(tái)查看未出報(bào)告的工作進(jìn)程,完成查新報(bào)告的審核;與查新員的交流;
系統(tǒng)管理員——使用平臺(tái)完成監(jiān)控統(tǒng)計(jì):查新監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)分析、費(fèi)用減免記錄、意見(jiàn)建議匯總及回復(fù);完成系統(tǒng)管理:用戶管理、權(quán)限管理、機(jī)構(gòu)設(shè)置、屬性管理、報(bào)表管理、編號(hào)規(guī)則管理、查新報(bào)告模板、查新目的管理、委托說(shuō)明管理、外部系統(tǒng)管理、系統(tǒng)日志。
(二)平臺(tái)功能
平臺(tái)可以簡(jiǎn)單地從功能上分為“委托與受理查新”、“科技查新協(xié)作工作”兩大功能。
“委托與受理查新”功能主要表現(xiàn)為對(duì)客戶委托的查新報(bào)告進(jìn)行受理服務(wù)。
“協(xié)作工作”功能主要表現(xiàn)為對(duì)“科技查新協(xié)作”高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的運(yùn)行保障。
三、“查新委托與受理”功能設(shè)計(jì)
“查新委托與受理”功能是由根據(jù)查新客戶的需求提供服務(wù)的。“查新委托與受理”是由“查新委托申請(qǐng)”、“查新委托受理”、“查新費(fèi)用支付”、“查新委托分發(fā)”四個(gè)工作模塊組成的。
(一)“查新委托申請(qǐng)”工作模塊
“查新委托申請(qǐng)”包括:
1、查新委托——將查新委托流水號(hào)作為登錄系統(tǒng)的唯一標(biāo)識(shí)。客戶進(jìn)入查新平臺(tái)首頁(yè),設(shè)置密碼后,在線填寫(xiě)查新委托書(shū),并上傳相關(guān)文件,提交后生成查新委托流水號(hào),進(jìn)入查新委托格式審核環(huán)節(jié);提交后,查新委托書(shū)被鎖定,客戶不能修改。
2、查新委托進(jìn)展——查新委托客戶登錄系統(tǒng)后,可以實(shí)時(shí)查看查新項(xiàng)目的狀態(tài)。
3、在線交流——查新委托客戶登錄系統(tǒng)后可以與相應(yīng)環(huán)節(jié)的工作人員進(jìn)行在線交流。
(二)“查新委托受理”工作模塊:
“查新委托受理”包括:
1、“查新委托格式審核”——有新的查新委托提交,受理人員會(huì)收到提示;如不符合規(guī)范,填入原因后駁回給客戶;如無(wú)問(wèn)題,審核通過(guò)后或由受理人員修改后進(jìn)入到查新付費(fèi)環(huán)節(jié);
2、查新委托審核列表——可進(jìn)行查看當(dāng)前任務(wù)總數(shù)及狀態(tài)、刷新等操作。
3、在線交流——受理人員可以與查新委托客戶進(jìn)行在線交流。
(三)“查新費(fèi)用支付”工作模塊
為簡(jiǎn)化工作流程,提高工作效率,建議采用查新費(fèi)用定額計(jì)算,客戶一次性預(yù)付全部費(fèi)用的方式。
根據(jù)不同類型的查新目的,及客戶填寫(xiě)的預(yù)計(jì)收取報(bào)告的日期,系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算包括加急費(fèi)、增加打印報(bào)告份數(shù)在內(nèi)的查新費(fèi)用,由客戶一次性支付,支付方式包括:網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬、銀行匯款、現(xiàn)場(chǎng)支付。支付費(fèi)用后,查新委托受理成功,進(jìn)入查新委托分發(fā)環(huán)節(jié)。
(四)“查新委托分發(fā)”工作模塊
受理人員將查新委托根據(jù)所需專業(yè)領(lǐng)域分發(fā)給對(duì)應(yīng)的查新員。如客戶修改、撤銷,或查新員無(wú)法完成的情況下可以收回已分發(fā)的查新委托;還可以進(jìn)行收回的報(bào)告再次分發(fā)、已受理報(bào)告的查看和統(tǒng)計(jì)、與客戶的交流等操作。
四、“科技查新協(xié)作工作”功能設(shè)計(jì)
“科技查新協(xié)作工作”是由“查新”、“查新報(bào)告審核”、“查新報(bào)告出具”等構(gòu)成的。
(一)“查新”包括:
1、在線撰寫(xiě)查新報(bào)告——在線撰寫(xiě)、修改、保存;可以根據(jù)查新目的調(diào)用相對(duì)應(yīng)的查新模板,模板中內(nèi)容,可由管理員后臺(tái)隨時(shí)更新。同時(shí),此處提供常用檢索網(wǎng)址的鏈接。
2、查新完成——提交查新報(bào)告進(jìn)入審核環(huán)節(jié);
3、查新任務(wù)列表——查看、刷新查新任務(wù)列表;
4、匯總統(tǒng)計(jì)——按查新范圍、查新目的、報(bào)告編號(hào)、項(xiàng)目名稱、委托單位、聯(lián)系人、查新報(bào)告完成人、審核員、專業(yè)范圍、時(shí)間段等條件統(tǒng)計(jì)已查新完畢的查新委托信息;
5、在線交流——查新員可以與查新委托客戶進(jìn)行在線交流。
(二)“查新報(bào)告審核”
審核員對(duì)查新報(bào)告進(jìn)行審核;可以輸入意見(jiàn)后駁回給查新員;如無(wú)意見(jiàn)或修改后,審核通過(guò),提交查新報(bào)告進(jìn)入查新報(bào)告出具環(huán)節(jié)。
按查新范圍、時(shí)間段、查新員等條件統(tǒng)計(jì)已審核的查新報(bào)告。
(三)“查新報(bào)告出具”包括:
1、查新報(bào)告整理、打印——查新報(bào)告的預(yù)覽、排版、整理等;提交進(jìn)入打印環(huán)節(jié);
2、整理任務(wù)列表——可查看、刷新查新報(bào)告整理任務(wù)列表。
(四)“查新檔案管理”包括:
1、查新報(bào)告管理——查新報(bào)告的上傳、導(dǎo)出等;
2、查新項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)——按照查新目的、查新時(shí)間等條件進(jìn)行查新項(xiàng)目的檢索;可以查看詳細(xì)信息、生成其他查新。
(五)“監(jiān)控統(tǒng)計(jì)”包括:
1、未完成查新報(bào)告的統(tǒng)計(jì)、查看;
2、已完成未打印查新報(bào)告的統(tǒng)計(jì)、查看;
(六)“系統(tǒng)管理”包括:
用戶管理、機(jī)構(gòu)設(shè)置、查新報(bào)告模板管理、查新目的管理、委托說(shuō)明管理、加急費(fèi)率管理、系統(tǒng)日志。
1、用戶管理:可增加用戶、修改用戶信息、設(shè)定用戶操作權(quán)限(委托書(shū)格式審核、付費(fèi)管理、查新分發(fā)、查新、報(bào)告審核、報(bào)告打印、檔案管理、查新監(jiān)控統(tǒng)計(jì)、費(fèi)用減免、系統(tǒng)管理等)。
2、機(jī)構(gòu)設(shè)置:設(shè)定查新機(jī)構(gòu)的信息、客戶可以在登錄系統(tǒng)后看到,便于委托客戶與查新機(jī)構(gòu)聯(lián)系。
3、查新報(bào)告模板管理:可以添加新的報(bào)告模板,并能編輯或刪除已有的報(bào)告模板。
4、查新目的管理:管理查新目的,可以設(shè)定每一類查新目的報(bào)告編號(hào)規(guī)則,設(shè)置該類查新的查新費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。并設(shè)定該類查新的報(bào)告模板。
5、委托說(shuō)明管理:編輯系統(tǒng)web頁(yè)面查新委托頁(yè)面相關(guān)項(xiàng)的提示信息。
6、系統(tǒng)日志:查看科技檢索流程每一項(xiàng)目,每一環(huán)節(jié)的具體辦理情況。可按照時(shí)間及以操作人員、操作、查新項(xiàng)目、操作結(jié)果等作為檢索條件查新匯總。對(duì)匯總結(jié)果可以導(dǎo)出到Excel中。